Microsoft 365 환경에서 공유 사서함(Shared Mailbox)은 팀 협업과 공동 커뮤니케이션의 중추 역할을 수행합니다. 라이선스 비용 절감 효과와 더불어 일관된 외부 창구 제공이라는 장점은 기업 생산성에 필수적입니다. 그러나 이러한 효율성을 저해하는 두 가지 핵심 난제가 존재합니다. 바로 ‘공유메일함 권한 설정 및 관리‘ 문제와 ‘메일 전송 및 수신 오류 처리‘입니다. 부적절한 권한 부여는 보안 위협과 업무 누락을 초래하며, 전송 실패는 비즈니스 신뢰도에 치명적입니다. 본 가이드는 이 두 가지 핵심 문제—권한 분쟁 및 전송오류—를 진단하고 해결하기 위한 실용적이고 깊이 있는 기술적 접근법을 제공함으로써 사서함 운영 효율성을 극대화하는 데 목적을 둡니다.
마이크로소프트 365 공유 사서함 운영의 핵심: ‘Full Access’와 ‘Send As’ 권한의 완벽한 분리 이해
마이크로소프트 365 환경에서 공유 메일함의 권한 설정을 잘못하면 빈번한 전송 오류(Non-Delivery Report, NDR)를 유발하며 업무 연속성을 저해할 수 있습니다. 관리자는 효율적인 공동 작업을 위해 이 세 가지 핵심 권한의 역할과 상호 보완성을 명확히 이해해야 합니다.
권한 비교: 내부 접근 vs. 외부 발신
| 권한 유형 | 주요 역할 | 발신자 표시 형식 | 설정 위치 |
|---|---|---|---|
| 모든 권한 (Full Access) | 사서함 내부 데이터에 대한 읽기/쓰기 권한 (메일 확인, 일정 관리 등) | 해당 없음 (내부 작업 권한) | Microsoft 365 관리 센터 |
| 보낸 사람으로 보내기 (Send As) | 공유 사서함 주소를 발신자(From)로 지정하여 메일 전송 | 공유 사서함 이름으로만 표시됨 | Microsoft 365 관리 센터 |
| 대신 보내기 (Send on Behalf) | 다른 사용자를 대신하여 메일 전송 | “사용자 이름 대신 공유 사서함” 형태로 표시됨 | Exchange 관리 센터 (EAC) |
Send As 권한은 전송 오류 해결의 열쇠입니다. 이 권한이 누락되면, Full Access 권한이 있어도 메일 발송 시 ‘권한 부족’ 오류와 함께 NDR이 반송되는 결정적인 원인이 됩니다. 응답 담당자에게는 Full Access와 Send As 두 권한이 필수적입니다.
관리자 설정 실수 중 가장 흔한 오류는 ‘Full Access’만 부여하고 ‘Send As’ 권한을 누락하는 경우입니다. 원활한 팀 업무를 위해 두 권한을 동시에 부여했는지 항상 확인해야 합니다.
“권한이 없습니다” 전송 오류 심층 분석 및 즉각적인 조치
공유 사서함 사용 시 “이 메시지를 보낼 권한이 없습니다.” 오류(NDR)는 가장 흔한 시나리오입니다. 문제는 크게 Exchange Online 권한 누락 또는 Outlook 클라이언트의 캐시 비동기화로 나눌 수 있습니다.
1단계: 핵심 권한 확인 및 유형별 조치
오류 발생 시 관리자는 사용자에게 적절한 발신 권한이 부여되었는지 확인해야 합니다. 특히, 사용자가 공유 사서함 주소를 자신의 주소처럼 사용하여 메일을 보낼 수 있도록 하는 ‘보낸 사람으로 보내기(Send As)’ 권한이 명시적으로 부여되었는지 체크해야 합니다.
2단계: Outlook 캐시 문제 해결: 자동 매핑 활용
권한이 정확하게 부여되었음에도 문제가 지속된다면 클라이언트 캐시가 원인입니다. 특히 공유 사서함을 수동으로 추가했을 때 오류가 빈번하게 발생합니다.
Microsoft는 클라이언트 캐시 문제를 방지하기 위해 자동 매핑(Auto-Mapping) 방식을 통한 공유 사서함 접속을 강력히 권장합니다. 자동 매핑은 Full Access 권한이 부여될 경우 Outlook이 자동으로 사서함을 추가해주는 기능입니다.
가장 확실한 조치는 오류 사용자에게 수동으로 추가된 사서함을 제거하고, Outlook을 완전히 재시작하여 자동 매핑을 유도하는 것입니다. 권한 부여 후 주소록(OAB) 최신화까지 최대 24시간을 기다리는 것도 해결책의 일부입니다.
권한 변경 후 즉시 적용되지 않는 이유: 서비스 전파 지연과 클라이언트 동기화
Microsoft 365 공유메일함의 모든 권한(Full Access)이나 보낸 사람으로 보내기(Send As) 같은 핵심 권한을 변경할 때, 사용자에게 즉시 적용되지 않고 지연되는 현상은 Microsoft Exchange Online 및 Azure AD 간의 ‘복제 대기 시간(Replication Latency)’ 때문입니다. 이 권한 정보는 글로벌 데이터 센터로 순차적으로 전파되므로 시간차가 발생하며, 특히 ‘보낸 사람으로 보내기’ 권한은 Active Directory 캐시가 갱신되는 시간이 필요합니다.
관리자 지침 및 적용 대기 시간
일반적으로 권한 변경의 완전한 적용까지는 최대 1시간, 경우에 따라 최장 24시간이 소요될 수 있습니다. 관리자는 이 기간 동안 사용자에게 기다리도록 명확히 안내해야 하며, 24시간 이후에도 해결되지 않는다면 시스템적 오류를 의심하고 Microsoft 365 서비스 상태(Service Health) 대시보드를 확인하여 장애 여부를 점검해야 합니다.
전송 오류(Send As Failure) 해결을 위한 사용자 측면의 즉각적 조치
권한이 부여되었음에도 발생하는 전송 오류는 주로 Outlook 클라이언트 자체에 저장된 오래된 캐시 정보가 원인입니다. 특히 공유 사서함 주소를 입력할 때 나타나는 자동 완성 캐시가 문제인 경우가 많습니다.
성공적인 공유 사서함 운영을 위한 체계적인 클라이언트 조치 절차
대부분의 전송 오류는 서버의 권한 부족과 더불어, 사용자의 Outlook 클라이언트에 남아있는 오래된 캐시 정보(Auto-Mapping Cache)에서 기인합니다. 따라서 권한 변경 후에는 반드시 클라이언트 측의 표준화된 후속 조치를 안내해야 합니다.
필수적인 사용자 가이드라인 3단계
- Outlook 완전 재시작 및 OWA 테스트: 가장 먼저 Outlook 클라이언트를 완전히 종료하고 다시 시작합니다. OWA(Outlook Web Access)에서 테스트하여 클라이언트 문제인지, 서비스 문제인지를 구분합니다. (최우선 조치)
- 자동 완성 캐시(NK2) 제거: 오류가 발생하는 공유 사서함 주소를 주소창에 입력한 뒤, 삭제(Delete) 키를 눌러 자동 완성 목록에서 완전히 제거해야 합니다.
- 수동 추가된 사서함 제거 및 자동 매핑 확인: 수동으로 추가된 공유 사서함은 오류를 유발할 수 있습니다. 수동으로 추가된 사서함을 제거하고 Outlook을 재시작하여 시스템이 자동으로 매핑하도록 유도해야 합니다.
핵심 요약: 공유 사서함의 효율성은 ‘Full Access’와 ‘Send As’의 명확한 구분과 동시 부여에 달려 있으며, 권한 변경 후에는 반드시 서비스 복제 대기 시간(최대 24시간)과 클라이언트 캐시 문제 해결을 위한 위 3단계 조치를 병행해야 합니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q: 공유 사서함에 라이선스가 필요한가요?
A: 공유 사서함 자체에는 별도의 유료 라이선스가 필요하지 않습니다. 하지만, 공유 사서함에 접속하거나 이를 통해 메일을 보내는 모든 사용자는 유효한 Microsoft 365 라이선스(Exchange Online이 포함된 플랜)를 반드시 보유해야 합니다. 이는 공유 사서함 기능이 Exchange Online 환경에 의존하기 때문입니다.
[중요 사서함 크기 한도] 기본적으로 공유 사서함은 50GB의 용량을 제공합니다. 이 한도를 초과하여 계속 사용하려면, 사서함에 유료 Exchange Online 라이선스를 할당해야 합니다. 라이선스가 할당되지 않은 상태로 50GB를 초과하면 메일 수신 및 발송에 전송 오류가 발생할 수 있습니다.
Q: ‘대신 보내기(Send on Behalf)’ 권한은 언제 사용하며, ‘보낸 사람으로 보내기(Send As)’와 무엇이 다른가요?
A: ‘대신 보내기’ 권한은 발신자가 ‘사용자 이름 대신 공유 사서함’ 형태로 표시되도록 할 때 사용합니다. 이는 누가 실제로 메일을 보냈는지 명확하게 드러내야 하는 투명성이 요구되는 상황에 적합합니다. 이 권한 설정은 일반 관리 센터가 아닌 Exchange 관리 센터(EAC)에서만 가능합니다.
권한 종류별 차이점 재확인
- 대신 보내기 (Send on Behalf): 발신자가 명확히 표시됨. EAC에서 설정.
- 보낸 사람으로 보내기 (Send As): 발신자가 공유 사서함 이름으로만 표시됨. Microsoft 365 관리 센터에서 설정 가능.
공유 메일함의 권한 오류 해결 시, 사용자에게 필요한 권한(Send As 또는 Send on Behalf)이 올바른 경로(EAC 또는 관리 센터)에서 할당되었는지 확인하는 것이 첫 단계입니다.
Q: 공유 사서함으로 보낸 메일이 사용자 개인 ‘보낸 편지함’에 저장되도록 설정하는 방법은 무엇인가요?
A: 기본 설정으로 인해 공유 사서함에서 발송한 메일은 사용자의 보낸 편지함이 아닌 공유 사서함 자체의 ‘보낸 편지함’에만 저장됩니다. 이로 인해 사용자가 자신이 보낸 메일을 추적하지 못하는 문제가 발생할 수 있습니다. 이 전송 오류/추적 문제를 해결하려면, Exchange Online PowerShell을 통한 서버 측 설정이 필수입니다.
PowerShell을 이용한 설정 조정 (MessageCopyFor…)
- 관리자 계정으로 Exchange Online PowerShell에 연결합니다.
- 권한 유형에 따라 해당 공유 사서함에
Set-Mailbox명령을 사용합니다. - ‘보낸 사람으로 보내기’ 권한을 사용했다면
MessageCopyForSendAsEnabled매개 변수를, ‘대신 보내기’ 권한을 사용했다면MessageCopyForSendOnBehalfEnabled매개 변수를True로 설정합니다. - 이 설정은 Outlook 클라이언트의 캐시된 설정보다 우선하며, 사용자의 발송 기록 관리를 표준화합니다.